個人情報が含まれる書類の紛失について

1 紛失した書類

令和3年度狩猟免許申請書　1件

2 経緯

令和3年7月に湘南地域県政総合センターへ申請書を郵送した方から受験票が届かないと問い合わせをいただきました。ただちにセンター内で申請書の捜索を行いましたが、発見できなかったため、不着であるとご案内し、再度申請していただいたうえで、狩猟免許の交付を行いました。

その後、令和5年6月21日（水曜日）に同センター受付カウンターの下のわずかな隙間に入り込んでいた未開封の申請書を職員が発見しました。

3 紛失した書類の個人情報等の内容

申請書には申請者の「住所」「氏名」「生年月日」が記載され、写真、医師の診断書が添付されていました。また、申請手数料 5,200 円分の収入証紙が貼付されていたほか、84 円分の切手が貼られた返信用封筒が同封されていました。

なお、当該申請書が発見されたため、個人情報の流出はありませんでした。

4 対応

令和5年6月22日（木曜日）にご連絡し、6月23日（金曜日）及び6月27日（火曜日）に文書により説明及び謝罪を行いました。

今後、再度の申請に要した費用等をお支払いします。

5 再発防止について

受付カウンターの下の隙間を養生テープでふさぐとともに、文書受領については細心の注意を払い、複数人で対応するなど、適正な文書管理について徹底し、再発防止を図りました。

このページの所管所属は 湘南地域県政総合センターです。